Datenschutzerklärung

Verantwortlicher ist:

Kevin Köhler, SmartElevate
Am Schlosspark 1
06179 Teutschenthal
Deutschland

Kontakt über die Kontaktseite.

Beim Aufruf der Website verarbeitet die Infrastruktur technisch erforderliche Zugriffsdaten, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte URL, Browserinformationen und Referrer. Zweck sind Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich nach den tatsächlich eingerichteten Betriebs- und Sicherheitsanforderungen; eine feste Dauer wird hier nicht behauptet.

Für Session, CSRF-Schutz und die technische Funktion können Cookies erforderlich sein. Speicherung und Zugriff auf Informationen in deinem Endgerät erfolgen insoweit ohne Einwilligung, wie dies nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG unbedingt erforderlich ist, damit der ausdrücklich gewünschte Dienst bereitgestellt werden kann. Nicht erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien werden nur nach wirksamer Einwilligung eingesetzt. Eine erteilte Einwilligung kann über den eingesetzten Consent-Mechanismus widerrufen werden.

Google Analytics ist in der Anwendung als optionale Tracking-Funktion vorgesehen und wird nur geladen, wenn die Funktion aktiviert ist und du vorher eingewilligt hast. Dabei können Nutzungs-, Geräte- und Online-Kennungsdaten verarbeitet und an Google übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Einzelheiten, Anbieterinformationen und die konkrete internationale Übermittlung sind vor Aktivierung der Funktion anhand der tatsächlichen Konfiguration zu prüfen.

Bei Registrierung und Anmeldung verarbeiten wir die dafür erforderlichen Kontodaten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse und ein gehashtes Passwort. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsfunktionen wie MFA oder OTP werden nur verarbeitet, wenn sie für das Konto aktiviert sind.

Bei einer Kontaktanfrage verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Anliegen, optionale Systemstufe oder Schwerpunkt, ausgewählte Produkt-Keys und deren kanonische Kombination, optionalen Branchenkontext, optionale Angaben zum vorhandenen Setup, optionale Betriebspräferenz, Nachricht sowie Herkunftsseite und den zulässigen Kampagnenkontext (UTM-Parameter und gekürzter interner Quellpfad). Ein externer Referrer wird, soweit übermittelt und zulässig, auf seinen Ursprung beschränkt. Preise oder Vertragszuordnungen werden nicht aus Formular- oder URL-Angaben übernommen. Die Angaben werden als Anfrage in der Platform gespeichert und sind dort für berechtigte Mitarbeitende zur Bearbeitung und Nachverfolgung einsehbar. Eine E-Mail an die interne Kontaktadresse von SmartElevate dient zusätzlich als Benachrichtigung; dafür werden die erforderlichen Daten in einer verschlüsselten Redis-Queue verarbeitet, durch Horizon abgeholt und über den konfigurierten SMTP-Dienst versendet. Zweck ist ausschließlich die Bearbeitung deiner Anfrage und damit zusammenhängende vorvertragliche Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die Speicherdauer gilt Abschnitt 11. Das Formular ist nicht für Passwörter, API-Schlüssel oder Zugangsdaten bestimmt.

Wenn du ein im Checkout freigegebenes Produkt bestellst, verarbeiten wir Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsstatusdaten. Zahlungsdaten werden an Stripe als Zahlungsdienstleister übermittelt; die Platform speichert keine vollständigen Karten- oder Bankdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit steuerliche oder handelsrechtliche Pflichten betroffen sind. Für die Datenverarbeitung von Stripe gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Stripe.

Bei AI-Funktionen können Eingaben und Ausgaben an den jeweils eingesetzten Dienstleister übermittelt werden. Der öffentliche SmartElevate-AI-Chat wird im folgenden Unterabschnitt gesondert beschrieben. AI-generierte Ergebnisse können fehlerhaft sein und müssen vor einer wichtigen Verwendung geprüft werden.

Der öffentliche SmartElevate-AI-Chat unterstützt dich freiwillig bei Fragen zu den veröffentlichten SmartElevate-Systemen, Produkten und Preisen. Er trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über dich und erstellt durch normale Chatnachrichten keinen Kontakt- oder CRM-Eintrag.

Einwilligung und Rechtsgrundlage. Die Chatnutzung ist freiwillig. Vor der ersten Übermittlung wird eine nicht vorausgewählte Bestätigung angezeigt. Die Chatnachricht wird erst verarbeitet, nachdem du ausdrücklich eingewilligt hast. Die Verarbeitung der Chatnachrichten zur Beantwortung erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die für Session, CSRF-Schutz und die ausdrücklich gewünschte Chatfunktion erforderlichen technischen Zugriffe werden davon getrennt und nur im notwendigen Umfang verwendet.

Verarbeitete Daten. SmartElevate verarbeitet deine Nachricht, höchstens die letzten sechs bisherigen Gesprächspaare, einen pseudonymisierten technischen Kennzeichner, den freigegebenen öffentlichen Seitenpfad und dazu passende veröffentlichte Marketinginhalte. IP-Adressen werden bei SmartElevate für Missbrauchsschutz begrenzt und gehasht zur Ratenbegrenzung verwendet; sie werden nicht in die OpenAI-Anfrage aufgenommen. OpenAI erhält die Nachricht und den erforderlichen Gesprächskontext, den öffentlichen Seitenpfad und veröffentlichte SmartElevate-Inhalte sowie einen pseudonymisierten safety_identifier. Es werden keine Konto-, Nutzer-, Organisations-, Billing-, CRM- oder sonstigen Kundendaten aus der Platform in den Chat-Kontext geladen. Gib bitte keine Passwörter, Zugangsdaten oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO ein.

Browser-Speicher. Zur Ermöglichung des Widerrufs nach einem Reload speichert der Browser eine zufällige Gesprächs-ID mit Ablaufzeit für höchstens 30 Minuten in sessionStorage. Nachrichten, Entwürfe und der Einwilligungsstatus werden dort nicht gespeichert. Ob diese begrenzte Speicherung unter die Ausnahme des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG fällt, ist vor Veröffentlichung rechtlich zu prüfen.

Dienstleister und internationale Verarbeitung. Die Anfrage wird serverseitig an die globale OpenAI Responses API unter api.openai.com übertragen. Eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann stattfinden; eine ausschließliche Verarbeitung im EWR wird nicht zugesichert. OpenAI veröffentlicht ein Data Processing Addendum und eine Liste von API-Unterauftragsverarbeitern. Ob und in welcher Fassung das DPA für das konkrete SmartElevate-Projekt gilt, welche Vertragseinheit zuständig ist und welche Transfergarantie die konkrete Verarbeitung abdeckt, ist anhand der Vertrags- und Kontounterlagen zu bestätigen. Das öffentliche DPA beschreibt für EWR-Datenübermittlungen Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss; daraus folgt noch kein Nachweis für dieses Projekt. Links: OpenAI Services Agreement, OpenAI Data Processing Addendum und OpenAI-Unterauftragsverarbeiterliste.

Speicherdauer und Training. SmartElevate speichert den vollständigen Gesprächskontext nur vorübergehend in Redis und löscht ihn spätestens 30 Minuten nach der letzten Aktivität oder nach einem bestätigten Widerruf. Eine dauerhafte Speicherung des Gesprächsverlaufs in PostgreSQL oder CRM findet nicht statt. Zur technischen Betriebsüberwachung speichert SmartElevate zusätzlich tägliche Summen je Modell zu API-Anfragen, Erfolgen, Fehlern, Tokens, intern geschätzten Kosten und aggregierter Antwortdauer. Diese Statistik enthält keine Chatnachrichten, IP-Adressen oder Session-Kennungen und wird planmäßig nach 181 Tagen gelöscht; abgelaufene Zeilen werden täglich durch einen Löschlauf entfernt. Ein separater, inhaltsfreier Nachweis der Einwilligung enthält nur einen pseudonymisierten Unterhaltungskennzeichner, Hinweisversion, Hinweis-Hash und Zeitstempel. Für den Nachweis ist ein Ablaufdatum 365 Tage nach Zustimmung vorgesehen; abgelaufene Nachweise werden täglich durch einen Löschlauf entfernt. Bei einem verzögerten oder fehlgeschlagenen Lauf kann die tatsächliche Löschung später erfolgen. Der Betreiber hat diese technische Frist festgelegt; Rechtsgrundlage und Erforderlichkeit sind vor Veröffentlichung fachlich zu bestätigen. Die OpenAI-Anfrage verwendet store=false. Nach der aktuellen OpenAI-API-Dokumentation können API-Inhalte bei der Standardkonfiguration zum Abuse Monitoring bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. store=false ist keine Zusage vollständiger Zero Data Retention und löscht keine bereits erfolgte Verarbeitung. OpenAI gibt an, API-Daten standardmäßig nicht zum Modelltraining zu verwenden; projektbezogene Ausnahmen müssen vor Verarbeitung geprüft werden.

Widerruf, Löschung und Rechte. Über „Einwilligung widerrufen und Chat löschen“ im Chatfenster kannst du die Einwilligung für die Zukunft widerrufen und den lokalen Verlauf sowie den SmartElevate-Redis-Kontext löschen. Eine bereits erfolgte Übermittlung an OpenAI kann damit nicht rückwirkend zurückgenommen werden; eine dortige Aufbewahrung richtet sich nach den anwendbaren Vertragsbedingungen und Kontoeinstellungen. Deine gesetzlichen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und – soweit anwendbar – Datenübertragbarkeit sowie dein Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, bleiben bestehen. Fragen und Betroffenenanfragen kannst du über die Kontaktseite stellen. Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für System-, Konto-, Bestell- und Kontaktkommunikation werden E-Mail-Adresse und die jeweils erforderlichen Inhalte über den konfigurierten Maildienst verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Kontoregistrierung ist keine Einwilligung in Newsletter- oder Werbe-E-Mails. Ein gesonderter Newsletterversand findet nur bei eigener Rechtsgrundlage und separater Einwilligung oder im gesetzlich zulässigen Umfang statt.

Empfänger personenbezogener Daten sind nur die für den jeweiligen Dienst tatsächlich eingesetzten Infrastruktur-, Mail-, Zahlungs-, Analyse- oder AI-Anbieter sowie gesetzlich berechtigte Stellen. Die Platform speichert Anwendungsdaten in PostgreSQL und nutzt Redis für Queue-Verarbeitung; E-Mails werden über den konfigurierten SMTP-Dienst versendet. Anbieter, Serverstandorte, Auftragsverarbeitungsverträge und Garantien für Drittlandübermittlungen richten sich nach der jeweils aktiven Konfiguration.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie der jeweilige Zweck besteht, gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten oder berechtigte Nachweisinteressen dies erfordern. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Die konkrete Dauer kann je Datenkategorie und Betriebsprozess unterschiedlich sein.

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine Einwilligung kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Veränderung und unbefugten Zugriff zu schützen. Sicherheitsmaßnahmen werden an Risiko, Dienst und Betriebsmodell angepasst.

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Verarbeitung, Dienste oder die Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.

Datenschutzfragen und die Ausübung deiner Rechte kannst du über die Kontaktseite stellen.